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Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Haan

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadtverwaltung Haan bietet mit der Einführung der Virtuellen Poststelle (VPS) die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NW (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

Die Stadtverwaltung Haan eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Haan gelten.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

2.1 Formfreie Vorgänge

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet: post@stadt-haan.de

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.Haan.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesendet werden. Weiterhin besteht hier auch die Möglichkeit, über Online-Formulare auf www.Haan.de Kontakt aufzunehmen.

2.2 Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform „eigene Unterschrift“ voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 3 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Eine einfachere Signatur wie etwa die „fortgeschrittene elektronische Signatur“ genügt diesen Erfordernissen nicht.

Vorgänge dieser Art können Sie jetzt an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadtverwaltung  Poststelle@stadt-haan.de rechtsverbindlich und sicher elektronisch senden.

Bitte beachten Sie zu ihrem eigenen Interesse, dass im Sinne des § 3a VwVfG NRW die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, nicht zulässig ist.

3. Dateiformate

Für die Datenübermittlung sind folgende Formate zulässig:

Textformate: .doc, .docx, .txt, .rtf

Kalkulationsdateien: .xls, .xlsx

Grafikformate: .jpeg, .jpg .tif

Präsentationen: .ppt

Sonstige: .pdf

Die Gesamtgröße der Anhänge darf 10 MB nicht überschreiten.

Gepackte Dateien (z.B. .zip, .rar) sind wie auch .exe-Dateien von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten (z.B. Makros) sind nicht zulässig.

Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Behörde.

4. Verfahrensablauf

Um Nachrichten und/oder Dateien an die VPS der Stadtverwaltung Haan per Mail an
Poststelle@stadt-haan.de zu übersenden, ist für die verschlüsselte Übertragung der hier hinterlegte öffentliche Schlüssel zu verwenden.

Öffentlicher Schlüssel der VPS Haan und zugehörige Root Zertifikate

File zum downloaden poststelle.zip [ Zip, 4 KB]

4.1 Technische Aspekte

Die Stadtverwaltung Haan unterstützt derzeit alle in den einzelnen EU-Staaten sowie EWR-Staaten akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Weiterhin werden auch alle Signatur- und Verschlüsselungsverfahren anerkannt, welche gemäß § 23 Signaturgesetz den qualifizierten Signaturen gleichgestellt sind.

Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter für die Bundesrepublik Deutschland finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur www.bundesnetzagentur.de . Als Mitglied eines anderen EU Staates steht es Ihnen frei, auch eine Signatur bei den jeweiligen akkreditierten Stellen innerhalb ihres Landes zu verwenden, soweit sie dem § 23 des Signaturgesetzes entsprechen.

4.2 Verwendung

Informationen zur Handhabung der Signaturkarte erhalten Sie auch bei den einzelnen Zertifizierungsanbietern.